3 sinais que seu sindicato precisa automatizar o acompanhamento de processos

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Se o seu sindicato continua usando caixas para arquivar papeis, e diversas planilhas para armazenar informações importantes, está na hora de repensar e modernizar, não acha? Isso são apenas alguns sinais de que o seu sindicato precisa automatizar o acompanhamento de processos.

A automatização vai permitir que o sindicato agilize a gestão dos processos e possa ter mais produtividade para resolver os problemas dos associados. Também é possível melhorar o rendimento dos colaborares e tornar o trabalho mais dinâmico.

Se você acha que seu sindicato precisa de um “upgrade”, porém não tem conhecimento em que situações pode melhorar, veja 3 sinais em que automatizar o acompanhamento de processos pode fazer a diferença. Confira:

1 – Excesso de documentos impressos e caixas de arquivos

Se na hora que você precisa recuperar um processo ou documento, você perde horas revirando caixas de arquivos físicos, esse é um sinal que seu sindicato precisa automatizar o acompanhamento de processos.

Esse fato ainda é muito comum em sindicatos e órgãos públicos. Porém, é um empecilho que atrapalha e gera perda de tempo. Isso sem contar do perigo de extravio dos arquivos. Agora, imagina você atrás perdendo horas atrás de um documento que não existe ou foi extraviado? Frustrante né!

Por isso, a automatização dos processos pode ser um grande aliado nessas horas. Com apenas algumas palavras chaves é possível encontrar um documento antigo sem estresse e com agilidade.

2 – Utilização de planilhas: Lentidão e dispersão de informação

Utilizar planilhas para armazenar e controlar todo fluxo de informação é um dos sinais que você precisa urgentemente automatizar o acompanhamento de processos. E digo urgentemente, porque o risco de perder informações importantes em planilhas é muito grande.

E esse risco acontece se considerarmos 3 situações:

– Erro humano: É muito comum pessoas deletarem coisas sem querer, ou até mesmo por não ter capacidade técnica para operar um computador.

– Problemas no computador: Frequentemente computadores dão problemas e precisam de formatação. E muitas vezes, não é possível recuperar todos os arquivos, ou seja, retrabalho!

– Ações de terceiros: A internet, por vezes, é extremamente perigosa nesse quesito. O fato de fazer um download ou receber arquivos de outras pessoas pode deixar os computadores vulneráveis a vírus. E se isso acontecer, você pode ter suas informações roubadas e isso não é nada bom para seu sindicato!

Como solução, a automatização garante que todas as informações sejam armazenadas em um banco de dados seguro e oferece a possibilidade de gerar relatórios com agilidade e precisão, melhorando toda a gestão com as informações atualizadas.

3 – Dificuldade para tomar decisões

Sabemos o quanto é difícil planejar toda uma estrutura sindical e tomar decisões corretas. Principalmente, quando há diversos interesses em jogo. Alguns sindicatos possuem abrangência gigantesca e suas decisões podem interferir em muita gente.

E pior que o fato de tomar decisões, é fazê-la sem uma base sólida de dados. Em sindicato que não possui automatização, a confrontação de papeis e planilhas pode não mensurar exatamente a realidade e produzir relatórios sem precisão de decidir adequadamente.

Por isso, automatizar a informação do sindicato oferece ao presidente, diretores e conselheiros a capacidade de construir estratégias consistentes e eficazes para a tomada de decisões.

Se o seu sindicato ainda não possui um sistema de automatização, entre em contato conosco. Somos uma empresa especializada e com diversas soluções para aprimorar o trabalho das entidades do terceiro setor!