Os benefícios do controle efetivo dos cadastros de associados ao sindicato

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Todos sabemos como é trabalhoso manter organizado o gerenciamento interno de entidades do terceiro setor e associações em geral. E essa dificuldade é evidente quando procuramos manter um controle efetivo dos cadastros de associados a um sindicato, por exemplo.

No entanto, por mais bem-intencionado que seja o esforço empenhado, o maior empecilho para o êxito nessa área é a utilização de metodologias e ferramentas ultrapassadas, como documentos de Word, planilhas de Excel ou mesmo pilhas enormes de arquivo de papel.

Por essa razão, mostraremos neste post os benefícios de se utilizar meios mais eficientes e atuais, como a tecnologia automatizada de criação e manutenção de dados, para controlar os cadastros de associados ao sindicato.

Por que os meios tradicionais de controle são ineficientes

Antes de falarmos desses benefícios, é importante pensarmos um pouco sobre por que ferramentas tradicionais como Word e Excel não são as opções mais eficientes para gerenciar cadastros.

Por mais úteis que sejam, esses programas não trazem tanta agilidade na hora de se armazenar e manusear dados cadastrais, sendo muitas vezes utilizados de modo semelhante aos velhos cadastros manuais.

Apesar de trazerem menos dificuldades por serem operados por meio de um computador, arquivos de texto e planilhas de dados ainda são limitados, principalmente quanto à velocidade de se encontrar informações cadastrais essenciais para o sindicato.

Por exemplo, se você quer saber o número de associados ativos ou a quantidade de desassociados em determinado período, será necessária uma triagem mais demorada, que pode ser ainda maior caso os dados pessoais tenham sido digitados erroneamente.

É verdade que, se tais informações estiverem em Excel, elas até podem ser obtidas com rapidez maior do que em arquivos de papel.

Porém, exigirão o uso de fórmulas específicas pouco práticas para a maioria dos funcionários responsáveis por isso no sindicato. Como consequência, os processos se tornam menos ágeis e a produtividade fica prejudicada.

Sistema personalizado de gerenciamento de cadastros

Por sua vez, um sistema de gestão de dados cadastrais feito sob medida para o sindicato do qual você faz parte traz benefícios relevantes para a sua associação de classe.

O primeiro deles é, sem dúvida, o aumento de agilidade nas ações rotineiras. E essa agilidade é consequência da automatização nas coletas de informações importantes, como datas de aniversário ou pagamentos, entrada de novos membros e número preciso de desassociados.

Outro fator para o aumento da velocidade é utilização de modelos mais modernos, com interfaces mais amigáveis e processos mais facilitados de processamento de informações.

Isso ocorre porque esses sistemas são criados exclusivamente para as necessidades da atividade sindical, e não apenas a adaptação e utilização de fórmulas complicadas e generalizadas para planilhas de Excel.

Consequentemente, a redução de gastos é inevitável, pois menos tempo e menos esforço dos trabalhadores será exigido para cuidar de cadastros, além da inevitável otimização de investimentos gerada por um panorama mais preciso da organização.

Sobre Pantheon

O Pantheon é o produto da Pandora feito especialmente com o objetivo da criação e manutenção de dados para o controle dos cadastros de associados nas entidades, ativistas e de personalidades.

Tarefas antes trabalhosas – emissão de mala direta, e-mails, cadastramento de pessoas físicas e jurídicas de relacionamento, cadastramento de CIPAs e seus membros, controle de eventos etc. – tornam-se mais práticas com o seu uso.

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