Passo a passo para se preparar para uma assembleia on-line

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Já é parte da rotina dos condomínios efetuar assembleias para a resolução de pendências e de tomada de decisões. Ao passar dos anos, tem sido cada vez mais procurada pelos administradores condominiais a realização de uma assembleia on-line. Afinal, a modalidade oferece mais praticidade e contorna as normas de isolamento social.

Este tipo de modalidade é normalmente conhecida como a Assembleia Virtual, podendo ser chamada também de Assembleia Digital e/ou Assembleia On-line.

Com uma ferramenta de software para condomínios, esta assembleia on-line de condomínios apresenta a mesma disposição de performance de uma presencial. Ela ultrapassa qualquer barreira física e, assim, torna-se uma incrível dissolução para os enfrentadores de problemas com presenças, objetividades e organizações ambientais.

É possível que você se identifique com algumas dessas preocupações corriqueiras em seu sindicato… Se este for o caso, saiba que a assembleia on-line é a escolha ideal!

Quer saber mais sobre o tema? Este artigo trará passo a passo sobre como se preparar para uma assembleia on-line. Venha conosco!

Legalizando a Assembleia On-line

Tenha atenção antes de iniciar os trabalhos para implementar a sua assembleia online. Em primeiro lugar, revise a Lei 14.010/20, chamada de Lei da Pandemia. Esta citava em seus artigos que a realização de assembleia on-line em condomínio precisará estar prevista na Convenção de Condomínio. Porém a lei possuía apenas validade limitada até o dia 30 de Outubro de 2020.

Contudo, ao fim da vigência da lei, ocorreram diversos questionamentos a respeito da legalidade da assembleia virtual pelos administradores do mercado condominial. Certamente, as assembleias on-line não são proibidas por lei.  Logo, apesar do fim da Lei 14.010/20 (Lei da Pandemia), ainda podem utilizar esta modalidade.

É necessário atentar-se a dois quesitos essenciais: a assembleia on-line não poderá ser proibida pela Convenção de Condomínio e, também, indica-se que esta esteja prevista na própria convenção condominial.

O outro é a disponibilidade de ferramentas de garantia de validade jurídica da assinatura eletrônica de todos os participantes presentes. Ao manter estes critérios no dia a dia, as manifestações de cada participante poderão ser realizadas por qualquer recurso eletrônico com indicação prévia do administrador condominial.

Passo a passo de como fazer a Assembleia On-line

A assembleia on-line pode funcionar a partir de um aplicativo ou por um software para administração de condomínios. Estes,s possibilitam que os moradores notem de conhecimento a respeito das inquisições do seu condomínio de maneira totalmente digital.

Sendo assim, a assembleia será executada automaticamente. E, dessa forma, ocorrerá a contabilização do quociente de votação. Contudo, para que suceda de maneira correta e organizada, atente-se a alguns quesitos.

Observe questões como as pautas. Tente iniciar com pautas simples e leves para que não sejam geradas maiores discussões. Isso gerará ótima aceitação dos moradores.

Outra questão a respeito do edital e da convenção é tomar como primeiro passo a alteração da Convenção do Condomínio. Isso te ajudará a formalizar as assembleias on-line como regra, sem reuniões presenciais para manter o distanciamento social.

A aprovação da alteração, porém, deve ser colegiada. Serão necessários votos de 2/3 dos condôminos!

Nas votações, é imprescindível o uso de certificado digital. Pois cada condômino deve ter uma assinatura eletrônica. Este recurso servirá como garantia de maior segurança contra os riscos de fraudes. Além disso, irá conceder autenticidade legítima dos votos dos moradores.

Esta assinatura eletrônica citada, têm como função garantir a segurança, pois por meio de uma pauta simples obterá resultados maiores de produtividade e que serão realizados em ambientes virtuais para compor uma flexibilidade e total autonomia para todos os moradores.

Tipos de Assembleia On-line

Há quatro tipos de assembleia on-line, podendo ocorrer variações de administradores e de ferramentas que são utilizadas.

• On-line: esta acontece ao vivo (live), através da ferramenta de vídeo chamada, ou por algum sistema eletrônico, no qual os condôminos apenas digitam por um chat.

• Digital: pode ocorrer a duração de mais de 24h, feita em ambientes digitais (sites e/ou aplicativos), os moradores irão efetuar o acesso no prazo estabelecido para debates e deliberações. Este ambiente virtual conterá, por exemplo, os conteúdos de cada pauta, aba para videoconferência, fóruns de debates, arquivos de apoio, enquetes etc.

• Híbrida: é a assembleia ao vivo (presencial), porém paralelamente ocorre a virtual, mas os debates e deliberações são presenciais.

• Híbrida: esta utiliza o conceito da assembleia ao vivo, mas procede como uma deliberação prévia da assembleia presencial, todos os itens que contém nas pautas serão conversados, votados, e podendo gerar procurações para serem transportadas à assembleia ao vivo.

Beneficiamentos da Assembleia On-line

As assembleias condominiais têm por objetivo debater e deliberar sobre as situações do dia a dia de cada morador. Sabendo disso, a assembleia on-line replica um método idêntico ao utilizado no espaço físico. A única diferença é a eficiência e praticidade do ambiente virtual. Há variáveis benefícios para quem usufrui desta modalidade, veja a seguir.

Aumento de participação dos moradores

Em razão dos condomínios terem adotado a modalidade de assembleia on-line, ocorreram aumentos gradativos à participação dos condôminos nas reuniões virtuais, pois mesmo antes da pandemia, a maioria dos moradores estava em horários de trabalhos ou exaustos ao chegar em seus lares, e não teriam energia para ir até à sala de reunião, e durante a pandemia, também não está sendo diferente. Por isso, é preferível optar pela assembleia on-line, porque são práticas, rápidas, organizadas e mantêm o distanciamento social para este momento.

Um exemplo, a assembleia foi marcada para sexta-feira à noite, porém quatro moradores estarão em viagens a trabalho, um de férias e outro está doente. Na assembleia digital não terá problemas quanto a não participação, pois estes moradores poderão obter acesso à assembleia on-line por meio dos dispositivos eletrônicos dos locais que estiverem.

Economize tempo e dinheiro

Pela assembleia on-line sendo implementada no condomínio será visualmente compreendida, que ocorrerá a diminuição, e até mesmo eliminação de gastos avulsos, sobre locação de cadeiras, e quaisquer outros materiais que são necessários para as reuniões presenciais. E além de tudo, não haver a necessidade de estar presente presencialmente, assim economizará tempo para as tomadas de decisões.

E quem não pode participar por nenhum meio eletrônico no dia da reunião virtual, estará sendo disponibilizado pelo sistema o resumo de todas as discussões para que seja facilitada a compreensão pelos moradores dos assuntos que foram debatidos nas pautas da assembleia.

Podemos concluir que, ao optar pela assembleia on-line obterá inúmeras vantagens para o condomínio e aos moradores, pois este método auxilia na praticidade, organização, rapidez e do distanciamento social. É de extrema importância que faça o uso, e dessa forma, terá a garantia de segurança total no relacionamento dos condôminos com seus pares.

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