Passo a passo para se preparar para uma assembleia on-line

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Já é parte da rotina dos condomínios efetuar assembleias para a resolução de pendências e de tomada de decisões. Ao passar dos anos, tem sido cada vez mais procurada pelos administradores condominiais a realização de uma assembleia on-line, pois em razão da praticidade que a concede e, atualmente, possui a função de contorno das normas de isolamento social. Este tipo de modalidade é normalmente conhecida como a Assembleia Virtual, podendo ser chamada também de Assembleia Digital e/ou Assembleia On-line.

Com uma ferramenta de software para condomínios, esta assembleia on-line de condomínios apresenta a mesma disposição de performance de uma presencial. Em se tratando de um ambiente completamente virtual, qualquer barreira física é ultrapassada e, assim, torna-se uma incrível dissolução para os enfrentadores de problemas com presenças, objetividades e organizações ambientais.

Caso se identifique com algumas dessas preocupações corriqueiras, a assembleia on-line é a escolha ideal!

Para conhecer de maneira prática como funciona este meio de assembleias condominiais, sendo a on-line, este artigo trará passo a passo sobre como se preparar para uma assembleia virtual. Confira!

Legalizando a Assembleia On-line

Antes de iniciar os trabalhos para implementar a sua assembleia condominial, em primeiro lugar, revise a Lei 14.010/20, chamada de Lei da Pandemia, esta citava em seus artigos que a realização de assembleia on-line em condomínio precisará estar prevista na Convenção de Condomínio, porém a lei possuía apenas validade limitada até o dia 30 de Outubro de 2020.

Contudo, ao fim da vigência da lei, ocorreram diversos questionamentos a respeito da legalidade da assembleia virtual pelos administradores do mercado condominial. Certamente, as assembleias on-line não são proibidas por lei, logo, apesar do fim da Lei 14.010/20 (Lei da Pandemia), ainda podem utilizar este tipo de modalidade de assembleia.

É necessário atentar-se a dois quesitos essenciais: a assembleia on-line não poderá ser proibida pela Convenção de Condomínio e, também, indica-se que esta esteja prevista na própria convenção condominial. O outro é a disponibilidade de ferramentas de garantia de validade jurídica da assinatura eletrônica de todos os participantes presentes da assembleia on-line. Ao manter estes critérios no dia a dia, as manifestações de cada participante poderão ser realizadas por qualquer recurso eletrônico com indicação prévia do administrador condominial.

Passo a passo de como fazer a Assembleia On-line

A assembleia on-line funciona desde um aplicativo ou por um software para administração de condomínios, nos quais possibilitam que os moradores notem de conhecimento a respeito das inquisições do seu condomínio, sendo totalmente digital.

Sendo assim, a assembleia será executada automaticamente, dessa forma, ocorrerá a contabilização do quociente de votação. Contudo, para que suceda de maneira correta e organizada, atente-se a alguns quesitos, como, por exemplo: as pautas, o método ideal para dar início às assembleias serão com pautas simples e leves para que não sejam geradas maiores discussões, pois ocorrerá grandes aceitações pelos moradores.

Outra questão a respeito do edital e da convenção é tomar como primeiro passo a adoção de alterar a Convenção do Condomínio para que sejam efetuadas as assembleias apenas virtualmente, sem reuniões presenciais para manter o distanciamento social. Porém, para que seja aprovada esta alteração, serão necessários votos de 2/3 dos condôminos, sendo assim, é o momento ideal para ser feito o edital da assembleia condominial.

Por fim, as votações, são imprescindíveis o uso de certificado digital, pois para que cada condômino possa ter a posse de uma assinatura eletrônica, com este recurso servindo para garantia de maior segurança contra os riscos de fraudes, e, como também em conceder autenticidade legítima dos votos dos moradores.

Esta assinatura eletrônica citada, têm como função garantir a segurança, pois por meio de uma pauta simples obterá resultados maiores de produtividade e que serão realizados em ambientes virtuais para compor uma flexibilidade e total autonomia para todos os moradores.

Tipos de Assembleia On-line

Há quatro tipos de assembleia on-line, podendo ocorrer variações de administradores e de ferramentas que são utilizadas.

• On-line: esta acontece ao vivo (live), através da ferramenta de vídeo chamada, ou por algum sistema eletrônico, no qual os condôminos apenas digitam por um chat.

• Digital: pode ocorrer a duração de mais de 24h, feita em ambientes digitais (sites e/ou aplicativos), os moradores irão efetuar o acesso no prazo estabelecido para debates e deliberações. Este ambiente virtual conterá, por exemplo, os conteúdos de cada pauta, aba para videoconferência, fóruns de debates, arquivos de apoio, enquetes etc.

• Híbrida: é a assembleia ao vivo (presencial), porém paralelamente ocorre a virtual, mas os debates e deliberações são presenciais.

• Híbrida: esta utiliza o conceito da assembleia ao vivo, mas procede como uma deliberação prévia da assembleia presencial, todos os itens que contém nas pautas serão conversados, votados, e podendo gerar procurações para serem transportadas à assembleia ao vivo.

Beneficiamentos da Assembleia On-line

As assembleias condominiais têm por objetivo debater e deliberar sobre as situações do dia a dia de cada morador, logo esta reunião online é a versão da reunião tradicional presencial. Sendo assim, o método de funcionalidade é idêntico ao espaço físico, porém contém como aliado as eficiência e praticidade do ambiente virtual. Há variáveis benefícios para quem usufrui desta modalidade, veja a seguir.

Aumento de participação dos moradores

Em razão dos condomínios terem adotado a modalidade de assembleia on-line, ocorreram aumentos gradativos à participação dos condôminos nas reuniões virtuais, pois mesmo antes da pandemia, a maioria dos moradores estava em horários de trabalhos ou exaustos ao chegar em seus lares, e não teriam energia para ir até à sala de reunião, e durante a pandemia, também não está sendo diferente. Por isso, é preferível optar pela assembleia on-line, porque são práticas, rápidas, organizadas e mantêm o distanciamento social para este momento.

Um exemplo, a assembleia foi marcada para sexta-feira à noite, porém quatro moradores estarão em viagens a trabalho, um de férias e outro está doente. Na assembleia digital não terá problemas quanto a não participação, pois estes moradores poderão obter acesso à assembleia on-line por meio dos dispositivos eletrônicos dos locais que estiverem.

Economize tempo e dinheiro

Pela assembleia on-line sendo implementada no condomínio será visualmente compreendida, que ocorrerá a diminuição, e até mesmo eliminação de gastos avulsos, sobre locação de cadeiras, e quaisquer outros materiais que são necessários para as reuniões presenciais. E além de tudo, não haver a necessidade de estar presente presencialmente, assim economizará tempo para as tomadas de decisões.

E quem não pode participar por nenhum meio eletrônico no dia da reunião virtual, estará sendo disponibilizado pelo sistema o resumo de todas as discussões para que seja facilitada a compreensão pelos moradores dos assuntos que foram debatidos nas pautas da assembleia.

Podemos concluir que, ao optar pela assembleia on-line obterá inúmeras vantagens para o condomínio e aos moradores, pois este método auxilia na praticidade, organização, rapidez e do distanciamento social. É de extrema importância que faça o uso, e dessa forma, terá a garantia de segurança total no relacionamento dos condôminos com seus pares.

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